一些能令你改善生活的 80 / 20 建議

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有網友同我講我所寫的文章是他們的心靈雞湯及精神食糧 , 尤其喜歡看我寫一類關於管理及心理的一類分享叫我多寫一些。 其實在眾多文章之中 , 我覺得這類分享最為難寫 , 因太複雜的別人未必明 , 太長又無心機睇 , 太行貨自己又唔想寫 , 自己無親身感受過的又無脫服力 ,  所以我這類文章不多。
這幾天看到了一篇頗有啓發性及共嗚的文章好值得同大家分享一吓。

我相信大家都聽過管理學上有一套叫 80 / 20 的理論。 這理論中提出你所完成的工作裡 80% 的成果來自於你所花的 20% 時間。 20% 的產品或客戶涵蓋了約 80% 的營業額。 20% 的產品或顧客通常佔該企業組織約 80%的獲利。

當然生活中未必每件事都可以量化為 100% , 有時可能 85 / 15 或有其他組合 , 80 / 20 只是一個分配上的比喻。大家可能未必完全認同這套理論但無可否認 , 當中的概念頗為吸引。 大家都知道每個人的資源都很有限 – 人力、時間、金錢。無可能好全面咁照顧到各樣需要 , 若能明白到那些事情是能夠獲得最大效益的 而能集中力量去充份利用及發揮 , 某程度上是事半功倍 , 同時亦避免了資源錯配上的浪費 , 這是一件很值得去做的事。

我們每日營營役役地工作 , 返工放工 , 休息娛樂與家人朋友或日常生活 ……. 有無想過我們能否將這套 80 / 20 理論應用在日常生活中 ,  提昇生活及心理質素呢?  值不值得去試吓呢?

有好多人都覺得我 AM 做事好 Efficiency , 生活精彩又正面 , 一個人能兼顧事業、家庭、興趣、健康、朋友、生活 ……… 其實秘密在於我自己生活中亦有套用這 80 / 20 理論 , 將資源分配在最重要的 20 % 上而出來的成果。  首先在未套用這個 80 / 20 理論之前有兩件事一定要搞清楚:

A.   當然是要分析一吓什麼是自己的 Top 20% 及那些是 Less Important 80% 。

B.   是如何將資源從 Less Important的 80%調配到 Top 20%那裡。

我以前的一篇文章價值創未來的文章中講個每個人的價值觀是什麼 , 而這個價值觀就是 Top 20% 的核心。

價值觀每個人都不太相同 , 同樣是 “家庭為最重要” 的人可能亦有不同的價值觀 , 例如A 君缺乏家庭温暖他的家庭為重目標可能就是要令自己的子女温暖 , 他的出發點在於人與人之間的 Relationship  , 就算住板間房亦無所謂 。B君卻要賺很多錢住豪宅才叫做家庭為重 , 他的出發點在於個人及令家人有成就感及優越感。 不同出發點就有不同終點 , 大家不要 “借用 “別人的一套為己用 , 行踏方向浪費青春。

你若搞不清楚什麼是自己的 Top 20% 就可能會事倍功半而導至 80 / 20 不達成效。

那篇文章提供了十一點有趣的建議 , 我將之消化後與各位分享一吓。

1. Spend most of your time to nurture the most important relationships

Reason: 20% of the relationships gives 80% of the value

每個人生命中都有些對他 /她很重要的人 , 這個可能是妻子、丈夫、愛人、子女、 一兩 位知己朋友。相對於你身边其他80% 的人 , 這些對你如此重要的人就是你的 20% 。所以你絕對有須要及值得你花 20% 的時間及資源 “培育” 與他 / 她們的關係 , 因為這 20% 資源能為你產生 80% 的價值及長遠利益。

所以大家不要只顧工作 , 工作永遠做不完 , 工作無咗你一樣得 , 但你無咗最重要的人俾晒成個世界你都無用。

2. Focus more on creating memorable moments in your relationships

Reason: 20% of the time in a relationship gives 80% of the memories

大家一定記得一句經典對白“不在乎天長地久只在乎曾經擁有 “大家唔好諗咗去啲唔等使地方 , 我想指出的是” Good memories last forever!!!

大家還記得上一次一家人出外旅遊的情景嗎? 你與愛人共渡的浪漫的時光? 與中學同學一些陳年 “瘀” 事??  與好友一起開懷大笑的事? 這些都是 Good Memories , 而這些 Good Memories 能經得起時間考驗就算十幾年都歷久如新 , 而更加維繫着彼此間的關係? 

一段美好的關係的延續其實不在乎朝久相對 , 反而是如何去創造一些Good Memories。 若大家同意我所講只要大家懂得利用資源去製造一些 Good Memories 就可以為你增進美好關係。 相反Bad Memories or Experience 亦能破壞你整個關係。

大家若明白這道理之後 , 就應該花點心思想想如何去營做某些 Good Memories , it’s really help!!

3. Allocate much more time to read and reread a few important books

Reason: 20% of the books gives 80% of the value

“書中自有黃金屋" , 我相信無人會否認閱讀是件壞事 , 無可否認有很多書很有價值 , 一本好書能給你很多啓發 , 一個人最好多看點書。  而在你所讀云云書海中必定有些書藉對你有特別感覺或幫助 , 相對到地亦有好多書好無聊 , 與其讀一百本無聊的書 , 倒不如去返讀一本好書直到你能有效的套用書中的理念這樣更有價值。  

我自己年青時很喜歡看書 , 而當中就有數本是我的 Life Time Reference , 我自己耐不耐就會返看一次 , 而每一次都有所得着 , 這 20%的書真的帶給我不止於 80%價值。

4. Read only the important parts of a book and skip the rest

Reason: 20% of the content of a book gives 80% of the value

閱讀有不同目的 , 有的為了消磨時間有的為了尋求知識。有些人有太多的書想看就會抽取書中最有用的 20% 而 Skip the rest。 這方法能令你提高閱讀的數量。 

這種 “斷章取義” 式的閱讀方式可能未必得到大家的認同 , 退而求其次的是很快地去看一本書而當看到一些 Good Chapters 時我就 Book Mark了它 , 抽出對自己最有用的 Top 20% 一看再看。這種方式就像讀書應付考試一樣去 “精讀” 某些對自己最有用的部份 , 這方法可能成效更顯著。

5. Pack unused stuff or simply throw it away

Reason: 20% of the stuff is used 80% of the time

我相信大家一定有此情況 , 平時買埋一大堆衣服但着來着去都是那 20% 的衣服 , 其他 80%則佔用了大量的空間。 不論是衣服、女士的化裝品、日用品、零食 ……… 每次執屋或搬屋時就驚覺原來自己原來都是一個垃圾户。 我好明白有些人不善管理家居。收藏家同垃圾户的分別是收藏家是 “活水” 懂得挑選及捨棄 , 而垃圾户是一潭”積水”、死水會發臭。

我自己有一個習慣就是每年兩次將無用或不會再用的東西大掃除 , 將不用的東西減持或捐出 , 除了常用的 20% 外 , 其餘的 80% 分為一年內會用及一年內不會用兩類 (A) 一年內會用的保留 ,  (B) 一年內不會用兩類就會處決。反正一年不會用即兩年或以後都未必再會用 , 保留只會佔用空間 。 香港地寸金尺土一平方呎呎價埋要幾千蚊 , 你用一間 80 平方呎的房去放啲唔用的物品 , 你自己計一計就知自己辛苦揾嘅錢供樓嚟做倉好唔化算。

6. Invest time to better learn the tools you use most

Reason: 20% of the tools are used 80% of the time.

大家有一些東西每天都經常會使用 , 例如電腦上某些程式、電器用品、衣服、鞋覆 ……..等。 若套用 80 / 20 原理這些就是你的 20% , 因你經常要用為何不多放些時间去 Master them?  例如揀選一些質素好的、舒適而又耐用 , 甚至貴一點的也無妨。 而對於這 20% 常用物品最好花點時間去閱讀 User Manual 及熟習它的功能 , 例如某些程式的 keyboard shortcuts , 某些電器的特別功能等 , 這是最實際而又切身成效的投放資源。

7. List unproductive or meaningless activities and eliminate them

Reason: 80% of the activities give only 20% of the value

每個人除了工作亦會有一些工餘活動 , 而當中一定有一些對你很重要及有價值的。大家應該細心檢視一吓 , 減省一些無謂的活動而將有限資源投放在對你有益的活動上。  要切記 “室雅何須大 , 花香不在多” 不要以為將自己的 Schedule 填得滿滿是件好事 , 80 / 20 這套理論重點是重質不重量。 趕頭趕命一切只能說是水過鴨背 , 有時太忙碌而導至濫及勞慮反而令你失去專注力去作出有質素的成果 , 到頭來可能是另一種浪費。所以 Feel Comfortable To Say “No”

8. Focus on your strengths

Reason: 20% of your skills give 80% of the returns

每個人都有某些長處或能力- Strength , 而 Strength 包括三種元素 – Talent , Knowledge , Skill。 Talent 天份是先天因素無辦法改變 , 但 Knowledge 同 Skill 這兩個後天因素則可以將你的能力發揮。

有些人知道自己的天份但不懂得用 Knowledge及 Skill 去將之輔助變成一種浪費。  而知道自己 “強項”就要好好利用Knowledge 及 Skil l能將之發揮 , 及將生活環繞着自己的“強項”去投放資源得到更大回報。

9. Focus your saving effort on some major expense categories

Reason: 20% of the categories makes 80% of the expenses

“有錢不是萬能 , 冇錢就萬事不能” , 人的資源中金錢可以說極其重要的地位 , 大家有無想過每月出糧啲錢去了什麼地方呢? 而那類支出所佔的比例是多少呢?

我自己就用財務軟件 (Quicken) 幫我管理自己的支出 , (這亦是我認為最重要亦最有價值的電腦軟件) , 我很清楚自己的每一項支出所佔比例 , 每月的流动資金是多少 , 那個月有什麼 Scheduled Expenses , 我很容易知道那些支出類別是我的 Top 20% 而如何節省其他不必要的 80% 支出。

聽來可能大家覺得有點 Too Serious 太煩複 , 其實每天不用幾分鐘的 Input 當日的支出就已完成 , 比你上 Facebook 的時間還要短 , 但效果影嚮卻極之深遠 , 我只能說我利用了這財務軟件達成了很多的願望。

10. Find your productive time/condition and make the most of it

Reason: 20% of your work time gives 80% of the results.

每一個人每天一定有幾個小時最 Productive , 有些人在清早有些人可能在深宵 , 而在有些情況下亦會提高自己的生產力 。 假若明白及善用這 20% 的高峰期將最難的工作放在這時段或環境中去處理 , 得出來的效果往往是事半功倍。

11. Focus on your health

Reason: 20% of exercise gives 80% of your health

健康是無價寶 , 無健康就乜都做唔到 , 我想個個人都知但卻知易行難 , 一提到去边處 Wet 去边食飯大家就會蜂湧雀躍 , 但一講到去做運動就會變得鴉雀無聲 , 什麼推搪藉口都出晒。

我自己對比年半前無做運動同現在有運動的身體狀態 , 我只能說 “自己後悔開始得太遲” , 而每天或每星期兩三次的運動對我精神及健康上的改進實在太大 , 我相信我身边的一些朋友都能清楚看到我的成效 , 我不想在此 “曬命” 只能說我幾滿意成果 , 體重經過冬天及聖這些高危日子不單無反彈, 而且身形亦改善了 ,  總之一句到尾 : 運動這一環是我覺得是最值得的一項投資。

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