Work Smarter But Not Harder – AM

每人每日同樣有 24 小時 , 但為何有些人可以做時間的主人 , 有人做時間的奴隸?

眼看身邊很多朋友、同事 , 他們每天機械式的工作由朝做到晚 , 一天十三四個鐘 ,整天忙得團團轉 , 工作、家庭、娛樂為自己人及家人安排得密密麻麻 , 好不辛苦 ……….當然每人有每人的理由或生活喜好 , 又可能人在江湖身不由己 , 有頭髮又邊個想做癩痢 , 時真有為他們擔心及可惜 , 有時我不禁問是否這就表示 Productive, Efficient & Effective 呢?

有朋友見我工作、家庭、朋友各樣都兼顧週到 ,而又有時間玩呢樣學果樣興趣又多蘿蘿 , 問我如何分配時間 , 叫我寫一篇關於 Time Management 的分享 , 我真係想咗好耐 , 不知如何落筆 , 總覺資料零零碎碎的 , 只好邊想邊寫邊改。

迷思:

1. 記得以前有些有獎遊戲節目在百貨公司或超市一分鐘內任掃貨物的環節 ,貨物取了一大堆但真正合用的其實得很少。試問我們日常生活有否犯上這毛病?

2. 是否最多就等如最好? 或人生是否越多越好?

3. 人生應是重質定是重量?

4. 怎麼樣的人生才叫豐盛? 是物質上定還是精神、心靈、經驗上呢?

相信大家都有自己的一套答案 , 若果沒有的就最好想一想。

人生中什麼對自己最重要及如何取其優先?

在年輕時玩野外定向時學到一套理念 , 就是你不能取得所有的東西 , 你只能夠跟據自己團隊的能力水準 , 計劃一條路線圖 , 然後盡力去取得預期成果。其實人生大同小異 , 相信很多人都聽過人生有如五個空中拋球的比喻 , 我個人都非常認同此講法 , 而我自己會再簡單一點將五個球減為三個球 – 工作、家庭、個人三大類 , 我的時間就按比例平衡分配在這三方面。

而我會將三個類別再以分為四種優先處理方法 , 而我會用工作方面來舉例說明 , 大家都是聰明人舉一反三 , 活學活用將之套用在人生的其他方面上。

A) Urgent & Important – 這類是急切而又極重要的 , 有時怎至分秒必爭而且會引至嚴重效果的事 , 一定要放下手頭工作親自處理 , 大家要分晰這類工作、事情的出現次數及其頻密性 , 因這類工作可能是非預測性及會打亂你正常的工作安排, 所以要預留時間去處理 , 若你平時已是一分鐘都用到盡的你必定會倒瀉籮蟹亂晒大籠。

除此之外一定要你 ”親自處理”這 condition值得研究相確 , 是否冇你唔得 ? 萬一當天你 Unavailable 咁又如何?  我自己很重視這一點 , 我從不相信話冇咗邊過唔得, 可能有些不便罷了 , 不要將自己睇得太重。以現代管理學來說是着重 System Work , 而非 Human Work. 一個成功的體系是會自動導航的 , 不受任何人離開而影響 , 管理者的角色是建立 , 保養這個系统正常運作。當有急切而又極重要的這類事情 , 我都會聯同助手們一同處理 , 畢竟這亦是個學習良機 , Train Up 佢哋對你百利而無一害, 正所謂一人計短二人計長 , 又可以快手搞掂 ,下次再有事發生你可以有得選擇自己上 , 拍住上或由助手上 , 何樂而不為。

B) Urgent & Unimportant – 這類我會吩咐下屬去處理 ,我只要講清楚要求的成果 , Time Frame 就會由下屬去自由發揮 , 反正 Unimportant 又唔死得人 , 讓下屬有機會磨練 , 亦試練吓佢的斤兩 , 作為昇遷考核 , 下屬知你重用佢一定搏殺 , 但有樣要補充的事你分派的工作但下屬做錯你是要負責的 , 你會話咁不如自己做番…….. 這觀念大錯特錯 , 分責受權承受風險是管理者的工作 we are paid for this!! 上天那有免費午餐? 怕揹鑊只會做一世散仔 , 乜都自己落手做一日 48 小時都唔夠。

C) Not Urgent & Important – 這類是沒有即時危急性但可影響深遠的問題 , 例如系統改善性工程 , 人力資源 , 一些數據分晰 , 一些關乎計劃性或安排性的工作 , 我會花時間去靜心研究而製定行動計劃 , 一份好的路線圖會幫你完成目標 , 絕對值得花時間去做。 

我在 “破窗定理" 一文中講過管理學上有分 Proactive (防衛式) & Reactive (反應式) Management Style 而我自己會用將 Proactive Management歸入這類內上 , 即盡量增取主動在炸彈未爆炸前已折彈之類工作。

我自己亦會定期檢討現行的內部工作 , 一些 R.S.P. = Resources 資源 , System 系統 , People 人事三方面改善的事 (大家可參考舊作”誰之過” 有充份解釋其意義及用法) 值得定期更新及改善程序 , 使其活化而非彊化。

D) Not Urgent and Unimportant – 這類是不值得你花時間去做的事情 , 這類事情最好由第二、三線下屬去負責 , 甚至不做。

每天十五分鐘 Planning – 我會將工作分類到這四個類別中, 然後再一一處理 , 而我自己平時只會安排 80% 的工作時間而將其餘的 20% 時間留空作突發事情。

善用科技 Get Organize  – 現今 Mobile Phone, PDA 或 Organizer 工能齊備 。什麼時候做什麼 , 什麼優先訂下 To Do List 一一完成 , 有好的 idea 又可記下來, 若懂得運用這是一件十分有用的工具。

爭取沒有搔擾的時段處理重要的工作 – 若在思考重要問題時都盡量不接聽電話或利用早上電話較少的時段去工作。電話其實是十分搔擾的一件物品 , 它永遠失驚無神在不適的時間打斷你的思緒 , 所以我說工作電話會盡量簡短 , 電郵又是另一個浪費時間的東西 , 同事係唔係都 CC 俾你 , 行開一陣回來就一大堆電郵 , 對於電郵我會將它們分為資料性 , 行動性 , 相討性三類 , 再按四個重要性來分段解決。永遠記著取得主動權 , 選擇性去回覆及接收訊息。

不能解決的問題先閣置 – 不是每一件事能找到答案 , 有些要等時機的出現 , 遇到這種情況就要懂得放手 , 做第二樣先 , 切勿抖纏。

行動天書 – 工作方面我習慣將一些 Routine , 或 Periodically 會發生的事圖文並茂的記下來成為我的 Operating Manuel 基本上亦是自己的 Reference Guide , 一遇到情況即時可以 Call Files照版煮碗 , 不用次次由零開始 , 就算一天自己行開行埋 , 亦可遙控下屬完成工作 , 唔死得人。

危機處理意式 – 這是十分重要的一環 , 我 AM 思考問題時會經常多問一句 What If? , 甚至將整個行動過程預先演習多次 , 以作改善 , 所以當一有事發生 , 我可以很快作出清晰路向及反應 , Take Control of Situation, 將處理 Damage Control 的時間減到最少。

世上無完美 – 記著任何事情都有風險 , 不做不等於不會錯 , 千萬別花時間去想幾十個 Back up plan , 一兩 個就以足夠 , 只要清楚目標、方向、同價值觀無抵觸就 Just Do It。

推前死線 – 我自己習慣以快打慢 , 一有就做 , 永遠不會 wait till deadline 。

堅持賣藝不賣身 – 出得糧就要做嘢 , 但自己亦應該有個底線識收工 , 唔好日日 7, 11, 有些主管冇朋友冇家庭就當其他人都一樣 , 一天 24 小時都 call 人做嘢 , 這是不尊重別人休息及私人空間的行為 , 下屬也是人不是你的奴隸 , 公司支薪亦不可無良任用; 對於過份的要求 , 我真的會堅持賣藝不賣身及Say No , 不要怕及縱容他們 無止境侵佔你自己的空間 , 變成他們的奴隸。 我自己做主管咁上下就會收工 , 以身作則 , 你走時真心吩咐一句唔好咁夜 , 下屬就自然識收工 , 有時見下屬夜夜都不放工我會睇佢搞踢佢走 , 放假除非十萬火急一定不會 call 下屬 , 放假時而下屬有事匯報會用 SMS , 重要的我才覆。

勿用盡每一分每一秒 – 很多人的時間表中只會有工作、娛樂兩種 , 將每天時間編得密密麻麻 , 一分鐘都不能呆著坐就最好。有時我真奇怪是否他們害怕空虛寂寞 , 又或者怕回家 , 所以無時無刻要 Run Away , 將自己Fully Occupied ? 若真的是這樣就 Sorry , 幫你唔到啦。

庭兩者為優先, 之後我才會加入休息、朋友、運動/娛樂、進修 ……… 種種 , 而且我每天一定有一些時間留白 , 即什麼也不安排以作後備調配。 不論如何忙碌都要加插休息時間 , 而在長時間戰鬥中休息更為重要 , 記着休息是為了要走更遠的路。 若可以的話每星期找一個晚上早點睡 (最好比平時早兩小時)。

定期投資於自己的財富 – 我所指的財富是在工作、家庭、個人(健康 , 興趣 , 個人發展)這三類中的時間及努力 , 其實除了工作外 , 家庭及個人我都當工作一樣投放時間、心機下去 , 以其取得一個平衡 , 當然有時比重可能有些出入 , 但我非常清楚知道自己價值觀那些人及事最重要 , 這樣可確保我立於不敗之地。

目標與航向 – 這個是絕對必要的 , 連自己都搞不清自己想要什麼 , 得到什麼結果 , 就等於在茫茫大海中漂浮打圈 , 浪費時間及精力。所以未清楚自己目標與航向絕不輕易啟航。

Take Time – 我在 Take Time 一文中分享過自己的時間管理哲學, 而我自己是切切實實在執行這套理念 , 我不再重覆。記着這世界除了工作 , 生活 , 還有很多值得做的事 .

 

奉行簡單生活 – 我自己及家人都奉行簡單生活模式 , 將一切無謂的東西減省 , 一來減少負擔 , 減少無謂的時間投放 , 這樣可滕出更多資源去享受自己真正喜歡的生活模式 , 同樣人太多雜念、所求未必是快樂 , 反而是另一種朿縛、負擔 , 懂得去蕪存菁 , Back to Basic 反而更自然輕鬆 , 坊間有很多這類書藉可供參考 , 大家必定有所啟發得着。

效率與創做性 – 人同電腦最大的分別在於創做性 , 而當一個人疲倦時 , 個腦實晒是想不出好主意及問題解決的好方法 , 所以要有效率就一定要保持頭腦清醒靈活 , 而休息是令大家保持狀態的最佳方法。

專注而不多心 – 每次只處理一件事 , 記着有時太多選擇花多眼亂反會慮事。 大家見我興趣多多 , 其實我每次只會專注某一種興趣上而長時間專注 , 絕不會三分鐘熱度 , 所以我學得快而且有板有眼 , 秘訣在於”投入專注”兩字 , 我有一個信念就是只要有理想 , 凡事可成真。

Time Management 包含 Planning, Organizing, Traget Setting, Priority Setting, Follow up, Review ………. 是一套講三日都講唔完的題目 , 每人有不同的優先 , 時間表 , 生活方式 , 只要自己用得稱心而不影響他人 , 用得有智慧 , 咁就係自己最佳的 Time Management。

我自己很喜歡以下這本書 , 大家若有興趣可以睇吓。