當我被派去集團期下的四星酒店做 Assistant Department Head (俗稱老二) 時 , 在上任的第二個工作天就發覺員工工作編排上很有問題 , 浪費很多資源 , 加上工作分配不平均, 管理鬆散 , 士氣低落 , 病假率奇高 , 以早、中、晚三更共 60 人計算 , 每天差不多有 5 – 8 人請病假 , 佔生產力的 8 – 15 % , 問題非常嚴重。

補充一些背景 , 大部份問題員工平均年齡為 25 – 27 歲 , 有男有女 , 個個對青春無悔 , 反叛性強 , 天不怕地不怕 , 講又講唔聽。仲有個個都係 Boy 皇 , “掃把” 因怕冇人幫佢做 , 買佢怕之餘仲 , 仲要拍膊頭求佢咁 ,冇大冇細 , 簡直不知所謂 。 加埋幾個搞屎棍 , 時時煽風點火 , 唯恐天下不亂的搞事份子 , 總之處理不好就即時同你上人事部來個集體 resign , 等你面對人手短缺 , 炒佢又唔 ”志在 “ , 今日走明天去第二間返工 , 面對此類暴風族群 , 真係幾頭痛 。 正所謂 “炳佢又殘忍 , 唔炳佢又難忍”。

好明顯是由 “破窗定理” 積累的後遺症 , “冰封三尺非一日之寒” 而且有蔓延趨勢 , 可以講係 Clear and present danger 。 Department Head 女波士 一句以前做我個位人兄唔掂、無用 , 幫唔到佢 , 所以換了我來 , 話自己好忙冇時間 , 呢事交晒俾我去搞………. 一句說話將自己責任推得乾淨淨。  自己新官上任就面對如此辣手問題考驗 , 又人生路不熟 , 擺明”上” 格局 , 有心試我斤兩 , 明知山有虎 , 扁向虎山行 , 好就同你玩舖勁。 但要根治問題不可匹夫之勇 , 細想之下分 R.S.P. 三條戰線部處進行。

首先由 System 方面做起 , 先做 Damage Control 止血 , 我將工作從新清楚地編排 , 每日局勢一目了然 , 因為員工工作以 unit計算 , 將有難度及複雜性的當 double units及 triple units計算 , 將所有工作 公平、公開、公正平均分派 ,  我亦由第二部門取得生意率 , 掌握了每週的 Demand 須求 , 從而對應安排 Supply , 要做到誤差率少於 5% 。 此項安排即時使我可減省了 3 – 5% 人手 , 作為後備部隊用途。 此方法由我加我幾位 “老三” 一同監督 , 掃把 如有要求可開聲要求後備部隊支援 , 連消帶打即時舒緩了因病假而人手嚴缺情況 。  

另外病假取得太易 , 一個電話就搞掂 , 即時同人事部溝通好 , 三條例即時實施:

1.      不接受電話告病假。

2.      除行動不便或病情嚴重外 (由我及我助手決定) , 病假紙要即日親身取回公司 , 我會親自接見了解  , 一來一回都搞你幾粒鍾 , 增加佢成本。

3.      如果管理層有懷疑 , 會隨時置電同事家中作慰問 , 以便了解病情。(實行心理戰 , 作賊心必虛 , 等你心掛掛 , 寢食難安 , 當然真病我一定不會打擾你)

4.      若管理層有懷疑可即時轉介公司附近有認可的醫生。 (有時我會問員工食藥 , 以示關心 , 藥有冇食過 , 同埋是否同病假所講吻合 , 再睇員工反應 body language 已知真偽 ) 

Resources 方面 , 以我部門工種來說跟本不須要如此年齡組別來做 , 我取得上司同意向人事部經理要求向員工再培訓局招手 , 打算吸納一班中年人仕入行 , 在當時年代此概念大膽。 我又向人事部建議向酒店訓練學校招手 , 提供實習訓練場地。酒店與員工再培訓局及酒店訓練學校一拍即合 , 即時上馬 , 第一批實習生兩星期內到步, 此兩招我可確保足夠 Resources 很快去補充流失員工 , 準備日後換血。

所有員工由我加我一位 “老三” 負責 Interview 揀選 , 由我親自傳授面試神功 , 及定下類別 , 以平部門 Staff mix 人口比例。 總不能全部都係中年呀姐 , 亦要加入年青一代的活力生氣及爆炸力作平 , 而亦可重點培訓有潛質年青一代 , 作日後晉升之用 , 換句說話我在改組結構 System。

People 方面 , 我向人事部取得過往兩年的員工流失率數據 , 病假記錄 , 簽發最多病假醫生姓名 , 診所地址資料等數據。(現在有個人私隱條例 , 一切要依足條例小心處理 )  叫助手將過往更期記錄同病假日子對照 , 當日工作量大的日子結合 , 出現了幾個有趣現像。

1.      工作量特高的幾個日子 , 某些員工會怕辛苦 , 所以詐病逃避。

2.      逢星期一 , 三 , 六 , 日, 跑馬日 , 病假最多 , 即是有 pattern 的病假模式。

3.      某幾個員工經常一齊病。

4.      病假多是腸胃炎 , 食錯此類無表面病徵的病。

5.      去離自己家較遠或去一些蒲點附近的診所睇醫生。

6.               真病。

7.               之前申請事假不獲批準。

由上述數據令我掌握及鎖定某些目標人物。 好了 , 如果你係我 , 你會點做??

接下集………